Sicher kennen Sie das Problem, Sie beziehen Produkte samt der Artikeldatn vom Hersteller oder Distributor und müssen diese in Ihr ERP oder WAWI bzw Shop einbinden. Klar, dafür gibt es Import2Shop als Beispiel. Kennen Sie aber wirklich alle Vorteile der Prozessautomatisierung? Wir klären auf!

 

 

 

Prozessautomatisierung bzw. Digitalisierung

Die Automatisierung von Prozessen geht unweigerlich mit der Digitalisierung einher. Wer mag schon Briefe drucken, wenn eine Bestellung eingeht und diese Briefe an den Großhandel senden ;) Genau, dies macht man automatisch. Heutzutage gibt es unendlich viele Varianten zur Datenübertragung, dazu jedoch später mehr.

 

Prozessdigitalisierung und Medienbrüche

Jeder kennt es, wir haben einen festen Workflow welcher sich über die Jahre eingeschlichen hat aber nachweislich uneffektiv ist.

Nehmen wir folgendes Beispiel:
Angenommen Sie vertreiben Computerzubehör und haben 6 Lieferanten. Sicher haben Sie nicht alles auf Lager und setzen auf das Streckengeschäft Ihres Distributors. Nun erhalten Sie eine Bestellung einer simplen SSD Festplatte, welche es bei 5 Ihrer Großhändlern gibt. Sie prüfen bei allen Großhändlern den EK sowie Lieferstatus, müssen evtl. hinterher telefonieren weil Daten nicht klar ersichtlich sind. Da geht gut und gern 1 Stunde (und damit wenn wir wirtschaftlich denken der Gewinn), flöten. Hier haben wir den ersten Medienbruch (so nennt man in der Digitalisierung Schritte, welche manuell ausgeführt werden und der Digitalisierung im Wege stehen oder diese behindern).

Medienbruch Nummer 1:
- Sie müssen händisch die Artikel auf Verfügbarkeit und Preis prüfen
- Sie müssen (Verfügbarkeits-)Daten per Telefon oder Email erfragen

Nachdem Sie den günstigsten Händler gefunden haben welcher die SSD auf Lager hat, müssen Sie die Bestellung aufgeben. Hier kommt es auf Ihren Großhandel an; entweder senden Sie ein Fax, eine Mail oder Sie rufen nochmal an um zu bestellen.

Gratulation, Medienbruch Nummer 2 und nochmal 15 Minuten „für UNICEF“. Sicher haben Sie beim Lesen bereits bemerkt, dass ein Medienbruch Kosten verursacht. Diese Kosten verstecken sich in verschenkter Zeit, welche Sie in Marketing oder Kundenbetreuung besser investiert hätten sollen.
Um diese Medienbrüche abzustellen, muss man Prozesse digitalisieren und automatisieren. Logischerweise verursacht das zuerst einmal Kosten (Stichwort Investition). Durch automatisierte API Anbindungen lassen sich zum Beispiel der beste Preis beim jeweiligen Händler binnen weniger Sekunden in Erfahrung bringen. Dies erspart Ihnen manuelles Suchen in Hersteller-Shops, Katalogen usw. Medienbruch Nummer 1: ausgemerzt. Da das System nun den besten Preis kennt sowie den Lieferanten kann es auch gleich die Bestellung aufgeben. Schon haben Sie auch Medienbruch Nummer 2 vom Tisch.
Dieses Beispiel lässt sich mit hunderten Beispielen erweitern und hat am Ende immer einen großen Vorteil: Mehr Zeit für wichtiges & weniger Fehler da manuelles Bearbeiten wegfällt.

Nachteile von Prozessdigitalisierung

Es verursacht ganz klar Kosten, die Sie als Investition sehen sollten. Es kann passieren, dass alle Workflows in Ihrem Unternehmen auf den Kopf gestellt oder die neuen automatisierten Prozesse angepasst werden müssen.

Fazit:
Prozesse zu digitalisieren kostet Zeit, Geld und sicher auch Nerven. Wird Ihnen aber langfristig gesehen, wichtige Wettbewerbsvorteile verschaffen. Es bringt mehr Übersicht und Effizienz in Ihren Arbeitsalltag.

Bildquelle: https://pixabay.com/de/illustrations/digitalisierung-animation-test-logo-1756286/